0655.ru

Справки онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оплата корпоративной картой в 1С 8. 3: учет и проводки

Оплата корпоративной картой в 1С 8.3: учет и проводки

Работники организации могут пользоваться корпоративными банковскими картами. Для таких карт открывается отдельный расчетный счет (карточный) и на него переводятся денежные средства. Карты бывают именные — выпускаются на конкретного работника, и неименные — ей могут пользоваться разные сотрудники.

Рассмотрим пример учета корпоративной карты в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Пример: организация открыла карточный счет и банк выпустил именную корпоративную карту. Разберем операции зачисления денег на карту и оплаты по карте.

Настройка учета

Привяжем корпоративную карту к расчетному счету. Для этого откроем существующий счет или создадим новый.

Раскроем раздел «Корпоративные карты», установим флажок «К счету привязаны корпоративные карты» и укажем счет учета.

Введем номер карты и работника, который будет пользоваться картой.

Перечисление денег на карту

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Для отражения перечисления денег на карту создадим документ «Списание с расчетного счета», операция «Перевод на другой счет организации».

  • Укажем дату, организацию и расчетный счет, с которого будут переводиться деньги.
  • Укажем сумму.
  • Выберем карточный счет в поле «Счет получателя».
  • Счет дебета 55.04.

Посмотрим проводки документа.

Деньги учитываются на счете 55.04.

Оплата по карте

При использовании карты можно снимать деньги в банкомате, либо платить сразу по карте. В обоих случаях создаем документ «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу».

Счет списания денег 55.04, указываем получателя — наше подотчетное лицо, и сумму.

Авансовый отчет

Далее работник отчитывается по затратам, создаем документ «Авансовый отчет».

На закладке «Авансы» выбираем документы списания.

На закладке «Товары» укажем купленные товары.

Сохраняем документ, проводки.

В ситуациях, когда деньги были сняты с карты и остался неиспользованный остаток, работник возвращает деньги. Создаем дополнительно документ «Поступление наличных» с операцией «Возврат от подотчетного лица».

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты

Унифицированный бланк авансового отчета не учитывает особенностей расчетов корпоративной картой. Рассмотрим, как его можно адаптировать для этих целей.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан представить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими оплату товаров и услуг. Об этом говорится в п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).

Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Ограничения унифицированного бланка

Использование корпоративных банковских карт расширяет перечень операций, доступных подотчетному лицу.

Помимо непосредственной платы за услуги и товары, приобретаемые в интересах компании в безналичном порядке, работник может снять с корпоративной карты деньги для оплаты наличными.

Кроме того, применение корпоративной карты дает возможность пополнять остаток подотчетных сумм путем безналичного перечисления денежных средств на карту.

В унифицированной форме авансового отчета не предусмотрены строки для отражения подобных операций. Разберемся, как обойти эти ограничения.

Дополнить унифицированный бланк

Компания может вносить изменения в унифицированные формы. В частности, добавлять строки. Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Разработать бланк самостоятельно

С 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее — Закон N 402-ФЗ).

Обязанность применять унифицированные формы сохранилась только в отношении кассовых документов, которые непосредственно перечислены в Положении N 373-П. К ним относятся:

  • приходный и расходный кассовые ордера;
  • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость;
  • банковские документы.

Авансовый отчет среди них не указан, поэтому его форму компания может разработать самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты. Их перечень приведен в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Разберемся, какие дополнительные строки нужны в авансовом отчете для отражения всех операций с использованием корпоративных карт.

Безналичное пополнение остатка денежных средств на корпоративной карте

Предположим, работник получил задание купить дорогостоящее оборудование для компании. Остатка на полученной им корпоративной карте на покупку не хватает.

Недостающую сумму на карту (на корпоративный карточный счет) бухгалтер перечисляет платежным поручением с расчетного счета компании. Какие строки понадобятся в авансовом отчете, рассмотрим на примере.

Пример. В.О. Луноходов получил корпоративную карту. Доступных средств на карте — 50 000 руб.

Работнику поручили приобрести многофункциональное устройство (МФЦ) для компании стоимостью 110 000 руб. По распоряжению руководителя на корпоративную карту В.О. Луноходова платежным поручением N 125 от 24.03.2014 перечислено 65 000 руб.

После покупки МФЦ на карте осталось 5000 руб. Как оформить авансовый отчет?

Решение. Бухгалтер компании дополнил унифицированный бланк авансового отчета новыми строками.

Остаток средств и выдача карты

В разработанной бухгалтером форме авансового отчета предусмотрено две строки, которые показывают сумму средств на дату начала использования карты:

  • "Остаток на карте (если карта ранее не сдавалась работником)";
  • "Выдана карта N", заполняется в том случае, если карта была выдана перед выполнением задания.
Читать еще:  Процедура развода через суд

Остаток по карте в нашем случае равен нулю, поскольку О.В. Луноходов получил карту непосредственно перед выполнением задания. В строке "Выдана карта N" указываем номер карты и сумму, доступную на ней.

Пополнение средств на карте

В авансовый отчет добавлена строка "Платежное поручение". В этой строке указываем номер, дату платежного поручения. В нашем случае запись будет выглядеть так: "Платежное поручение N 125 от 24.03.2014".

Итоговый остаток

В строке "Итого на корпоративной карте" нужно указать либо остаток на карте, либо сумму остатка средств на выданной карте и дополнительного перечисления. На карте В.О. Луноходова аккумулирована сумма 115 000 руб. (50 000 руб. + 65 000 руб.).

Оборотная сторона авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник перечислит документы, подтверждающие целевое расходование средств по карте, укажет их дату и номер, сумму расхода.

Образец заполнения авансового отчета по корпоративной карте приведен на с. 87.

Авансовый отчет, разработанный самостоятельно

Примечание. Положение о порядке представления авансового отчета

Можно скачать из электронного журнала "Зарплата", 2014, N 4 (e.zarp.ru).

Снятие наличных средств с корпоративной карты

У подотчетного лица не всегда есть возможность оплатить товары (работы, услуги) безналичным способом. Но работник может снять деньги с корпоративной карты и расплатиться наличными.

Такую ситуацию нужно предусмотреть при разработке формы авансового отчета. Достаточно добавить четыре строки:

  • "Снято наличных средств по корпоративной карте";
  • "Израсходовано наличных средств";
  • "Внесено через терминал на корпоративную карту";
  • "Остаток наличных".

Остаток наличных средств после снятия их с корпоративной карты работник должен внести:

  • в кассу компании
  • либо через терминал на корпоративную карту.

Все операции с наличными средствами бухгалтер отразит записями на лицевой стороне авансового отчета. Образец на с. 89.

Фрагмент авансового отчета. Снятие наличных с корпоративной карты

Расписка о получении авансового отчета

Подотчетный работник предъявляет авансовый отчет уполномоченному сотруднику бухгалтерии, а в случае его отсутствия — руководителю. Такое правило установлено в п. 4.4 Положения N 373-П.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель компании. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетником, принимаются к учету.

Работнику выдают расписку в получении авансового отчета. Это отрезная нижняя часть отчета унифицированного бланка.

Если в разработанной самостоятельно форме авансового отчета эта часть не предусмотрена, расписку нужно составить в произвольной форме. Образец смотрите на с. 90.

Расписка о принятии авансового отчета

Утверждение формы авансового отчета

Форму авансового отчета должен утвердить руководитель (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Это требование не отменяется, если компания планирует применять унифицированный бланк. Как правило, формы первичных документов приводят в приложении к приказу об учетной политике. Образец такого приказа приведен на следующей странице.

Отчет по корпоративной карте

Корпоративная банковская карта — это современное удобное средство безналичных расчетов. Работники организации (подотчетные лица), которым выданы корпоративные банковские карты, могут проводить в интересах организации безналичную оплату товаров, работ, услуг, а также снимать наличные денежные средства (например в размере суточных, выданных на командировку).

Операции, совершаемые с использованием корпоративных банковских карт, осуществляются по договору банковского счета, предусматривающего совершение таких операций (п. 1.2 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П)).

Банковские карты бывают нескольких видов: дебетовые, дебетовые с овердрафтом, кредитные (п. 1.5 Положение № 266-П). В качестве корпоративных банковских карт обычно используются дебетовые карты. Но в некоторых случаях бывает целесообразно оформить дебетовую с овердрафтом или кредитную карту. Как правило, корпоративные карты привязаны к расчетному счету организации или для них открывается отдельный специальный карточный счет, для пополнения которого денежные средства переводятся с расчетного счета.

У организации на один карточный счет может быть оформлено несколько держателей банковских корпоративных карт. В отношении каждого держателя карты устанавливается свой лимит расходования денежных средств. Именные карты выпускаются на конкретного работника организации. Иные лица пользоваться такой картой не имеют права. Неименные корпоративные банковские карты выпускаются на организацию. В этом случае держателем карты является организация, а пользоваться ей могут работники организации из утвержденного списка подотчетных лиц.

Вся информация о видах выдаваемых банковских карт, их держателях, лимитах расходования средств и др. прописывается в договоре с банком.

Бухгалтерский учет

Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт, как расходы, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, учитываются в составе прочих расходов единовременно в полной сумме в момент списания соответствующих средств с расчетного счета организации (п. 11, п. 14.1, п. 16 ПБУ 10/99).

Банковские карты являются собственностью банка, который их выдал. Их учет может быть организован на забалансовом счете. Факт выдачи карт сотрудникам на счетах бухгалтерского учета не отражается. Такой учет может быть организован в специальном журнале, разработанном организацией самостоятельно.

Денежные средства на счете корпоративной банковской карты принадлежат организации. Дата платежа или снятия наличных с корпоративной банковской карты является датой выдачи работнику подотчетных денежных средств. С этого момента у него возникает обязанность отчитаться за израсходованные подотчетные средства перед организацией — представить авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов.

Читать еще:  Огнетушитель автомобильный для техосмотра

Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам (в том числе через корпоративную банковскую карту), расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.

Операции с дебетовыми корпоративными картами, выданными работникам организации, отражаются в бухгалтерском учете записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

  • Дт 55 "Специальные счета в банках" Кт 51 "Расчетные счета" — перечислены денежные средства с расчетного счета на специальный карточный счет (если открывается карточный счет);
  • Дт 91.2 Кт 55 "Специальные счета в банках" (51 "Расчетные счета") — списана банковская комиссия за открытие и / или обслуживание специального карточного (или расчетного) счета, за обслуживание карты;
  • Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кт 55 "Специальные счета в банках" (51 "Расчетные счета") — с карты оплачены приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) или сняты наличные.

Если банк отразил операцию по корпоративной банковской карте позже даты ее фактического совершения (дата операции по банковской выписке не совпадает с датой, указанной в квитанции электронного терминала или в слип-чеке), то в этом случае для отражения расчетов можно использовать счет 57 "Переводы в пути" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (предпочтительнее использовать счет 76 как активно-пассивный):

  • Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (57 "Переводы в пути") — на дату слип-чека или квитанции электронного терминала;
  • Дт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (57 "Переводы в пути") Кт 55 "Специальные счета в банках" (51 "Расчетные счета") — на дату выписки банка.

Налоговый учет

Затраты на выпуск и обслуживание корпоративных карт могут быть учтены в составе внереализационных расходов как расходы на услуги банков единовременно в полной сумме в момент списания соответствующих средств с расчетного счета организации (пп. 15 п. 1 ст. 265, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Выдача под отчет денежных средств и возврат работником неиспользованных средств (в том числе через корпоративную карту) не признается расходом / доходом организации для целей учета налога на прибыль.

При совершении операций с использованием платежной карты основанием для осуществления расчетов и подтверждением совершения операции могут являться слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы (письмо Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).

Если в качестве корпоративной банковской карты используется кредитная карта и по такой карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, то материальная выгода от использования таких средств не увеличивает налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

В программе "1С:Бухгалтерия 8" если корпоративная карта открыта к специальному карточному счету, то перевод средств на этот счет с расчетного счета организации отражается документами "Списание с расчетного счета" с видом операции "Перевод на другой счет организации" или "Поступление на расчетный счет" (т.е. на карточный счет) с видом операции "Перевод с другого счета". Снятие наличных по карте в банкомате или оплата картой за приобретение товаров, работ услуг отражается как выдача средств подотчетному лицу. Расходы за счет подотчетных средств отражаются документом "Авансовый отчет". Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается документами "Поступление наличных" и / или "Поступление на расчетный счет".

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

  • только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
  • кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
  • дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

  • Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
  • Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).
Читать еще:  Образец искового заявления об узаконивании перепланировки квартиры

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

  • Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

  • Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
  • Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

  • размер ущерба может быть оценен;
  • вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
  • оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
  • размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
  • работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт

Кт

Содержание

Примечание

Пополнение корпоративной карты

Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету

Использование кредитных средств банка

Для кредитной карты и овердрафта

Списана оплата услуг или комиссия банка по карте

  1. Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.
  2. Сотрудником получены наличные по карте

Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк

Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам

Проводка делается на дату принятия отчета

Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов

  1. В случае если нет оперативного контроля.
  2. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)

Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника

На дату получения отчета банка

Начислены проценты за пользование кредитными средствами

Для кредитных карт и овердрафта

Погашен кредит по кредитной карте

Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector