0655.ru

Справки онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

Сроки хранения документов в организации

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

    Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).

До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

    Законы и иные нормативные акты.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

До замены новыми в организации хранятся:

    Профильные Кодексы профессиональной этики.

До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

    75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).

Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

Срок хранения банковских выписок на предприятии

Сколько хранить документы?

  К хранению документов в России необходимо относиться с особой ответственностью: несоблюдение норм закона «Об архивном деле» может повлечь за собой довольно серьезные последствия.

  Законом установлено обязательное создание архива предприятия, независимо от его вида деятельности. Для всех документов нормами закона установлен обязательный срок хранения, который зависит от типа документа и вида деятельности организации. Например, сроки хранения банковских документов отличаются от сроков для ООО или частного предприятия.

Читать еще:  Отгул за сдачу крови. Заявление и порядок оформления в 2022 году

  Документы с длительным сроком хранения:  Самый длительный срок хранения предусмотрен для документов по личному составу предприятия, и составляет 75 лет. Без обращения в архивные организации сложно представить их хранение. И совсем не важно, работает данное предприятие или ликвидировано десятки лет назад, утилизация документов раньше наступления положенного срока запрещена законом.

  • Приказы о принятии, увольнении
  • Индивидуальные должностные инструкции
  • Лицевые счета сотрудников (в том числе и руководства, учредителя)
  • Расчеты, ведомости получения заработной платы – в том случае, если лицевые счета не предусмотрены учетом предприятия
  • Списки сотрудников, работавших на вредном производстве, а также табели учета в отношении этих работников
  • Заявления, характеристики, автобиография, кадровая карточка, выписки из приказов, касающиеся сотрудников
  • Трудовые соглашения, контракты
  • Для архивирования дело необходимо формировать из документов, относящихся к одному периоду (календарному году)
  • Недопустимы какие-либо ошибки в документах или документы, оформленные не в соответствии с установленными нормами
  • Документы одного типа группируются вместе
  • В одно дело подшивается не более 250 листов

 Если первичная бухгалтерская документация согласно закону должна храниться от трех до пяти лет, то, как правило, ее не сдают на хранение в специализированные архивы и оставляют по месту деятельности предприятия. После проведения плановых проверок контролирующих органов, при условии, что срок хранения документации истек, уничтожение документов – вполне законное право предприятия.
  Документы, касающиеся создания и управления предприятия хранятся в течение всего срока деятельности организации: если, например, заводу 100 лет, то в архиве все равно в обязательном порядке должна храниться учредительная и регистрационная документация.

  • Учредительный договор, а также все изменения и дополнения к нему
  • Свидетельство о регистрации
  • Сведения о регистрации дочерних предприятий или филиалов организации
  • Утверждение структурного состава предприятия
  • Штатные расписания
  • Разрешения, лицензии, касающиеся деятельности, подлежащей обязательному лицензированию.

  Хранение всей документации для предприятия с большим документооборотом может представлять сложную задачу. Создание собственного архива с поддержанием необходимой влажности, соответствующей пожарной безопасности, несгораемых сейфов для хранения особенно ценных документов – просто нецелесообразно. В таких случаях, конечно, необходимо обращаться к услугам хранения профессиональных архивных организаций.

Личная карточка работника

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Читать еще:  Оформляем самостоятельно банкротство физического лица

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Вопросы и ответы бизнесу

Вопросы и ответы бизнесу

Часто задаваемые вопросы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

Как открыть расчетный счет?

Какие документы необходимы для открытия расчетного счета?

    Документы, необходимые для открытия расчетного счета юридического лица и индивидуального предпринимателя в «СДМ-Банк» (ПАО) (в соответствии с инструкцией Банка России №153-И) доступны по ссылке.

Как быстро я получу номер счета?

    Уведомление об открытии расчетного счета направляется клиенту удобным для него способом, сразу после открытия счета:
  • Передается лично в момент визита в банк;
  • Оправляется по системе дистанционного банковского обслуживания;
  • Отправляется по e-mail;
  • Отправляется посредством системы электронного документооборота с контрагентами «Контур.ДИАДОК».

Как быстро отправляются платежи?

Обработка платежных поручений осуществляется в период с 10:00 до 20:00 в течение текущего дня с определенной периодичностью.

Читать еще:  Образец жалобы на определение верховного суда

Для срочной отправки платежей предлагаем воспользоваться сервисом Банковских Электронных Срочных Платежей (БЭСП). При отправке через сервис БЭСП на счет получателя средства зачисляются в течение часа.

Как избежать блокировки счета?

    Своевременно оплачивать налоговые платежи и осуществлять деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации, соблюдать Правила банковского обслуживания юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в «СДМ-Банк» (ПАО).

Можно ли открыть второй расчетный счет? Как это сделать?

    Для открытия второго и последующих счетов, в том числе в иностранной валюте, Клиент предоставляет Банку Заявление об открытии счета.

Какие документы предоставляются в Банк при каких-либо изменениях?

В Банк предоставляется Анкета клиента юридического лица или индивидуального предпринимателя с обновленными сведениями и документы, подтверждающие изменения.

Перейдя по ссылке, Вы найдете «Перечень документов при прочих изменениях».

Срок хранения выписок в банке?

    Срок хранения документов, на основании которых формируются справки и выписки клиентам – 5 лет.

Нужно ли заверять карточку образцов подписи у нотариуса?

Карточка с образцами подписей и оттиска печати может быть заверена у нотариуса либо у полномочного сотрудника Банка.

Заверение полномочным сотрудником Банка возможно только при полном соответствии подписи в карточке подписи с подписью в документе, удостоверяющем личность.

Как подключить систему дистанционного банковского обслуживания (Систему ДБО)?

Как сменить логин/пароль Интернет-клиенте?

    1. Осуществить вход в систему ДБО.
    2. Выполните команды меню: Сервис → Безопасность → Смена пароля. Откроется страница Смена пароля.
    3. В поле «Введите старый пароль» задать пароль, с которым был выполнен вход в систему.
    4. В полях «Введите новый пароль» и «Повторите новый пароль» введите новый пароль. Нажмите кнопку «Сменить пароль».
    5. В результате выполнения данной операции пароль пользователя для входа в систему будет изменен.

Что делать, если забыл пароль?

  • Предоставить в банк следующие документы:
    – Заявление об изготовлении/изменении компонентов системы ДБО
  • Предоставить документы можно одним из следующих способов:
    – Лично
    – Посредством системы электронного документооборота с контрагентами «Контур.ДИАДОК»
    – Посетить операционное подразделение банка для получения нового логина и пароля для входа в систему ДБО.

Какие возможности сервиса ДБО?

Система дистанционного банковского обслуживания (система ДБО) – это комплекс услуг удаленного доступа к различным банковским операциям, предоставляемого клиентам банка для последующего обслуживания через личные компьютеры и смартфоны.

Посредством системы ДБО клиент имеет возможность ежедневно, круглосуточно и оперативно получать информацию о состоянии расчетного счета, остатка по нему, оформлять платежные поручения, формировать выписки и ведомости, направлять документы в банк, покупать и продавать валюту, осуществлять валютные переводы.

Как создать платежное поручение?

**Удобно: Использование ранее созданного документа в качестве шаблона помогает избегать необходимости заполнять часто повторяющиеся значения полей каждый раз заново при создании документа. Для платежных документов существует возможность создавать специальные шаблоны и затем использовать их при создании новых документов.

***Обратите внимание: Часто при вводе данных из справочника заполняются сразу несколько полей, например, при выборе Счета плательщика в платежном поручении одновременно заполняются поля группы Плательщик (Название, ИНН плательщика) и Банк плательщика (Название, корр./сч, БИК). Такие поля называются связанными. Для того, чтобы заполнить связанные поля, необходимо выбрать значение определяющего поля из справочника.

a. сохранен в списке исходящих документов со статусом «Новый»:
Нажать кнопку на панели инструментов. При сохранении документа система проверит его на соответствие правилам оформления и текущему состоянию корпоративных справочников, и при необходимости выдаст сообщение об ошибке.

b. сохранен в списке исходящих документов со статусом » Подписан»:
Для этого нажмите кнопку на панели инструментов. Система проверит правильность оформления документа, и если ошибки отсутствуют, то откроется окно для задания подписи документа. После подписания документ будет сохранен в списке исходящих документов со статусом, соответствующим правам подписи пользователя.

с. сохранен, подписан и отправлен в банк со статусом «Принят»:
Для этого нажмите кнопку на панели инструментов. Система проверит правильность оформления документа и при отсутствии ошибок откроет окно для задания подписи документа.
Если пользователь, создавший документ и выполняющий его отправку, обладает соответствующими правами подписи, то после подписания документ автоматически будет отправлен в обработку в банк.
Если же пользователь обладает правом только первой или второй подписи, то документ в банк отправлен не будет, а будет сохранен в списке документов с соответствующим статусом. В результате выполнения описанных действий в списке исходящих документов определенного типа появится новый документ со статусом «Новый», «Подписан I», «Подписан II» или «Принят», в зависимости от выполненных действий после чего, документ получит статус «В обработке».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector